Pourquoi et comment refacturer les services télécoms au sein du groupe ?

La refacturation télécom intragroupe est une phénomène courant.

Dans certains cas, la maison mère du groupe ou une de ses filiales prend à sa charge l’ensemble des frais de télécommunication de toutes les entités. Que ce soit pour les liens d’accès (adsl, sdsl, fibre), la voix (VoIP, Centrex, Trunk SIP…) ou encore la gestion du matériel ou de la flotte mobile, une entité se chargera d’être l’intermédiaire principal qui remontera les informations aux différents fournisseurs en cas d’incidents ou de nouveaux besoins.

Sachant qu’il est devenu, presque, impossible de travaillier sans ces types de serices, se pose alors la question de la refacturation télécoms intra-groupe.

Alors, comment peut-on refacturer ses filiales pour les services de téléphonie et d’accès internet ? Sachant que ces règles s’appliquent pour tout type d’activité.

1. S’équiper d’un logiciel de refacturation télécoms

Finalement, L’entité ayant la charge de fournir et gérer les télécoms dans le groupe va agir comme un véritable opérateur marque blanche (même si elle ne va normalement pas marger sur les sociétés du groupe).

L’entité en charge des télécoms se doit, afin de se plier aux règles comptables et fiscales, de fournir des factures en bonne et due forme. La déductibilité d’une prestation nécessite qu’elle soit justifiée dans sa nature et dans son montant. Une simple facture avec la mention « management fees » ne permet pas d’établir la nature et le montant de la prestation (CAA de Paris 10 octobre 2018 n° 17PA02373)

Sans un logiciel de facturation CDR et télécoms, impossible de retranscrire fidèlement les montants à facturer sans risquer d’émettre une fausse facture.

2. Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture télécoms ?

La facture, mais surtout le détail, doivent contenir les éléments suivants :

• Période facturée
• Information de consommation par ligne (NDI fixe ou mobile)
• Hors forfait éventuel
• le détail d’appels

Sans ces mentions, l’Administration n’aura aucune peine à établir le fait que la refacturation n’est pas justifiée et vous accuser de « facturation fictive ou de complaisance » qui mène, par exemple, à la récupération indue de la TVA facturée. Ce schéma de fraude peut-être lourdement sanctionné lors d’un contrôle fiscal :

• Rappels des droits dus
• intérêts de retard au taux de 0,4% par mois
• Majoration de 40% des droits rappelés lorsque la fraude a été commise en toute connaissance de cause
• Majoration prtée à 80% lorsque des manoeuvres destinées à égarer l’administration ont été mises en oeuvre
• Majoration de 100% en cas d’opposition au contrôle fiscal

Vous avez tout de même une petite latittude quant au niveau de détail dans les abonnements :

3. Refacturez l'ensemble de votre activité

Que ce soit de l’abonnement, de la prestation de service, du matériel ou tout autre type de service, votre CFAST vous permettra de respecter l’ensemble des règles de la refacturation interne

Les règles suscitées s’appliquent peu importe la typologie de services ou de biens

4. Proposez un peu plus à vos filiales et agences

Vos responsables administratifs, vos Directeurs, peuvent également avoir des demandes sur les statistiques de consommations. L’activité télécoms de vos agences ou filiales reflètent l’activité en général. Vous pouvez donc mettre à disposition une série de statistiques, que ce soit sur l’extranet ou via un fichier PDF.